D-LeaP Utility Benchmarking Program – A Fundamental Tool for Utility Self-Assessment

[:sq]

Benchmarking, mbledhja e treguesve të performancës dhe më pas krahasimi i performancës midis shoqërive UK me madhësi dhe kushte të ngjashme, është një mjet kryesor për të përmirësuar performancën e shoqërive UK. SHUKALB dhe SHUKOS kanë ofruar së bashku Programin D-LeaP Benchmarking për shoqëritë UK si në Shqipëri ashtu edhe në Kosovë që nga viti 2014 në kuadër të Partneritetit të Danubit (D-LeaP), me mbështetje ngaShoqata Ndërkombëtare e Kompanive Ujësjellës Kanalizime në Zonën e Mbulimit të Lumit Danub (IAWD). Programi i ndihmon shoqëritë në identifikimin e zonave ku përmirësimi i performancës është i nevojshëm, përmes angazhimit të ekipeve të vogla të shoqërisë sesa anëtarëve individual të personelit.

Për të kuptuar më shumë mbi përfitimet e pjesëmarrjes në Program, ne kërkuam nga përfaqësuesit e shoqërisë ujësjellës kanalizime Tiranë, dhe ujësjellës kanalizime Shkodër, të ndanin reagimet e tyre, si dy shoqëri që kanë qenë pjesë e programit prej shumë vitesh tashmë.

“Shoqëria ujësjellës kanalizime Tiranë (UK Tiranë) ka qënë pjesë e programit të Benchmarking i mbështetur nga Shoqata Ndërkombëtare e Rajonit të Danubit që prej 3 vitesh dhe kemi hyrë në vitin e 4-t. Shoqëria jonë vendosi të jetë pjesë e këtij programi për arsyet si më poshtë:

• Së pari është një mjet për të përmirësuar performancën e shoqërisë dhe rritur transparencën.
• Së dyti është një iniciativë në nivel vendor, kombëtar dhe rajonal që na lejon të krahasohemi me shoqëri të tjera dhe të mësojmë prej tyre.
• Së treti, është një mjet që mund të përdoret për të tërhequr financime të reja në sektorin e ujit.

UK Tiranë ka një eksperiencë pozitive në kuadër të projektit që financohet nga Banka Europiane për Rindërtim dhe Zhvillim (BERZH) ku kompania e përzgjedhur nga BERZH (Mott Macdonald) për të kryer procesin e skanimit të shoqërisë (due diligence) që e kualifikoi për të marrë kredi të drejtpërdrejtë nga BERZH përdori të dhënat nga platforma e benchmarking.

Ajo që vlen për tu theksuar është se nëpërmjet kësaj platforme UK Tiranë mbledh të dhëna mbi indikatorët e performancës dhe më pas informacioni i përpunuar nga platforma ofrohet në raportin individual të shoqërisë i gjeneruar nga sistemi. Në këtë raport performanca e UK Tiranë krahasohet në të gjithë indikatorët e performancës me shoqëri të tjera që janë me përmasa të ngjashme dhe kushte të ngjashme në nivel kombëtar, rajonal dhe më gjerë.

Mbledhja e të dhënave sigurisht nuk është një proçes i lehtë, por pjesa më e mirë e programit është se ofron udhëzime/guide për të shpjeguar çdo indikator dhe në këtë kontekts janë krijuar grupe pune teknike për të sqaruar indikatorët dhe burimin e informacionit të tyre.

Shoqëritë e tjera duhet të bëhen pjesë sepse:

• Fitojnë mbështetje personale në analizimin dhe përmirësimin e performancës së tyre.
• Mësojnë nga shoqëri të tjera në sektor.
• Përfitojnë nga krahasimi me shoqëri të tjera.
• Janë të azhornuara mbi mjetet më bashkëkohore për analizimin e përformancës së shoqërive.

Një pjesë të rëndësishme të punës së saj UKT-ja e shpenzon në ndarjen e njohurive dhe praktikave të saj. Janë zhvilluar mjaft takime dhe seminare nga Hub-i Kosovë-Shqipëri për të diskutuar indikatorët e performanës. Në këto takime është rënë dakord mbi gjuhën teknike të indikatorëve të cilët janë të përkthyer ne shqip dhe indikatorët janë grupuar sipas natyrë së tyre: tregtare, teknike, kujdesi ndaj klientit etj. Këto takime janë mjaft të frytshme sepse shpjegohen paqartësitë që lidhen me indikatorët dhe po ashtu metodologjia sesi do të mblidhen të dhënat duke saktësuar burimin e informacionit. Më pëlqen motoja e Hub të Danubit: mos i shpërdoroni të dhënat, por punoni me to (don’t bury the data but work with it).

Produkti i këtij programi është raporti vjetor i Benchmarking, i cili ka avantazhin që ofrohet në dy gjuhë shqip dhe anglisht. UKT raportin e ndan së brendshmi dhe më pas në Këshillin e Administrimit i cili njihet me ecurinë e indikatorëve dhe përmirësimet nga njëri vit në tjetrin. UKT ka në planet e saj të afërta që ta ndajë këtë raport me Entin Rregullator të Ujit meqënëse ky i fundit përgatit raportin vjetor të performancës (benchmarking) për të gjitha shoqëritë në nivel kombëtar. Duke e përmbyllur, raporti i Benchmarking shërben si bazë për hartimin e planeve vjetore dhe afat-mesëm të buxhetit të cdo shoqërie. Gjithashtu shërben si bazë që shoqëria të ndërmarrë çfarëdolloj plan veprimi për përmirësimin e performancës në fusha të caktuara ku është e nevojshme ndërhyrja me veprime konkrete.”

“Përfitimet kryesore të pjesëmarrjes së UK Shkodër në Programin e Benchmarking, mund t’i ndajmë në:

Përfitime të brendshme

• Mundëson identifikimin e boshllëqeve në treguesit e performancës dhe identifikimi i zonave për përmirësim
• Zhvillon një grup treguesish të standartizuar, në një platformë elektronike.
• Mundëson krijimin e një kulture të brendshme të orientuar nga përmirësimi i vazhdueshëm .
• Monitoron performancën e kompanisë dhe menaxhon ndryshimin.
• Përshtatja e praktikave më të mira në varësi të kapaciteteve të shoqërisë.

Në sajë të një procesi sistematik hulumtimi brenda shoqërisë, arrihet të merret informacion i vlefshëm dhe i plotë nga të gjithë sektorët, arrihet një kuptim më i mirë i kompanisë në tërësi.  Përfitimi kryesor konsiston në përdorimin e këtij informacioni për përmirësimin e fushave problematike dhe vënien në lëvizje të hallkave të ndryshme brenda shoqërise drejt përmbushjes së objektivave të shoqërisë. Ky nivel njohjeje kalon në të gjitha nivelet drejtuese, duke bërë të mundur dhe ballafaqimin e ideve te ndryshme, për të arritur në zgjidhjet më të realizueshme. Të qenit pjesë e këtij programi ka krijuar domosdoshmërinë e modifikimit të të dhënave që sektorët duhet të raportojnë, duke detajuar më tepër dhe duke dhënë informacion të vlefshëm për skuadrën drejtuese të shoqërisë UK.

Përfitime të jashtme

• Mundëson Krahasimin me performancën e shoqërive të tjera
• Ndihmon në kërkimin e praktivave më të mira të punës
• Rrit transparencën dhe besimin e komunitetit
• Ndihmon në sigurimin e fondeve financiare

Programi i Benchmarking përveç se të mundëson vlerësimin e trendit të performancës së shoqërisë, mundëson krahasimin e saj me kompanitë e tjera të rajonit dhe më gjerë. Në shume raste eksperiencat e shoqërive të tjera të sektorit, janë nje frymëzim, i cili mund të ndihmojë shoqëritë të gjejnë forca të brendshme për të përmirësuar performancën e tyre. Duke u njohur me raste të kompanive të ngjashme që ja dalin të tejkalojnë vështirësi të shumta dhe duke qenë pjesë e një rrjeti më të gjerë të shoqërive UK, mundësohet rritja e nivelit të njohjes së shoqërisë me zgjidhje të mundshme. Menaxhimi i kompanive publike është shumë i rëndësishëm në lidhje me ofrimin e një shkalle më të lartë transparence per te gjitha palet e interesit. Transparenca ndihmon ne krijimin e nje marrëdhënie më të qartë me komunitetin dhe në rritjen e besimit të institucioneve të ndryshme financiare, për mbështetjen e zhvillimit të projekteve kapitale nga ana e shoqërisë.

Të gjitha shoqëritë që do të bëhen pjesë e programit të Benchmarking mund të përfitojnë nga:

• Njohja më e mirë e shoqërisë së tyre, sigurohet informacion i plotë nga të gjithë sektorët.
• Identifikimi i boshllëqeve në performancën e tyre.
• Krijimi i një kulture të brendshme që të orienton drejt përmirësimit dhë të mësuarit të vazhdueshëm.
• Bërja pjesë e një grupi më të madh të shoqërive UK, ku shkëmbimi i eksperiencave është baza e këtij bashkëpunimi.

Procesi i realizimit të Benchmarking gjatë kësaj periudhe 4-vjeçare, që ne jemi pjesë e tij është përmirësuar vazhdimisht, në aspektin e rritjes së besueshmërisë së të dhënave dhe niveleve të kontrollit të saktësisë së tyre. Procesi i Benchmarking, kalon në disa hapa, si: rregjistrimi i të dhënave, kontrolli dhe validimi i tyre në nivel shoqërie dhe HUB-i, për të arritur në hapin përfundimtar, që është raporti final i shoqërisë UK. Ky është një raport i cili përmban informacion të plotë për shoqërinë, dhe bazë krahasuese të saj për vite, si dhe me performancën e shoqërive të rajonit dhe me gjerë në nivel europian. Raportet finale, që janë të ndarë sipas sektorit Ujësjellës dhe Kanalizime, mund të përdoren nga shoqëria për t`i paraqitur pranë donatorëve, apo si raporte jo-financiare, që të njohin me menyrën sesi performon shoqëria”.

SHUKALB invites all interested water utilities to join the Utility Benchmarking Program.  The participating utilities will have the opportunity to gain practical support in analyzing and improving utility performance, learn from other utilities in the sector, be up to date on the most recent tools for analyzing utility performance, and benefit from regional and global comparison with other utilities and experts.

SHUKALB fton të gjitha shoqëritë UK të interesuara t’i bashkohen programit të Benchmarking. Shoqëritë pjesëmarrëse do të kenë mundësinë të fitojnë mbështetje praktike në analizimin dhe përmirësimin e performancës së shoqërisë uk të mësojnë nga shoqëritë e tjera në sektor, të informohen vazhdimisht rreth mjeteve më të fundit për analizimin e performancës së shoqërisë uk dhe të përfitojnë nga krahasimi rajonal dhe global me shoqëritë dhe ekspertë të tjerë

Për më shumë informacion mbi Programin e Benchmarking, ju lutemi lexoni Fletëpalosjen.

Për t’u regjistruar apo çdo pyetje ju lutem kontaktoni SHUKALB në adresën e emailit training@shukalb.al ose SHUKOS në shukos2001@gmail.com.[:en]

Benchmarking, collecting performance indicators and then comparing performance among utilities of similar size and conditions, is a major tool to improve water utility performance. SHUKALB and SHUKOS have been jointly offering the D-LeaP Utility Benchmarking Program for the water and wastewater companies in both Albania and Kosovo since 2014 in the framework of the Danube Learning Partnership (D-LeaP), with support from the International Association of Water Utilities in the Danube River Catchment Area (IAWD).  The Program assists utilities in identifying areas where performance improvement is needed, through engaging small utility teams rather than individual staff members.

To understand more about the benefits of participating in the Program, we asked the representatives of the water utility of Tirana, and the water utility of Shkodra, to share their feedback, as the two utilities that have been part of the program for several years now.

“Tirana Water Supply and Sewerage Company (Tirana WSSC) has been part of the Benchmarking program supported by the International Association of Water Supply Companies in the Danube River Catchment Area (IAWD) since 4 years now.  Our company decided to be part of this program for the following reasons:

• First it is a tool to improve the performance of society and increase transparency.
• Secondly, it is an initiative at the local, national and regional level that allows us to compare and learn from other utilities.
• Third, it is a tool that can be used to attract new funding to the water sector.

Tirana WSSC has a positive experience in the framework of the project funded by the European Bank for Reconstruction and Development (EBRD) where the company selected by EBRD (Mott Macdonald) for carrying out the due diligence scanning process used the data we had collected as part of this benchmarking program.

It is worth emphasizing that through this platform Tirana WSSC collects data on performance indicators and then the information processed by the platform is provided in the individual report of the company generated by the system. In this report, the performance of Tirana WSSC is being compared in all performance indicators with the other companies that are of similar size and similar conditions at national, regional and wider level. 

Data collection is certainly not an easy process, but the best part of the program is that it provides guidelines to explain each indicator, and in this context technical working groups have been set up to clarify the indicators and the source of their information. 

The other water utilities must join because:

• Gain personal support in analyzing and improving their performance.
• Learn from other utilities in the sector.
• Benefit from comparison with other water utilities.
• They are updated on the most modern tools for analyzing the performance of utilities.

Tirana WSSC spends a significant part of its work on sharing its knowledge and practices. Many meetings and workshops have been organized by the Kosovo-Albania Hub to discuss performance indicators. In these meetings it was agreed on the technical language of the indicators which are translated into Albanian and the indicators are grouped according to their nature: commercial, technical, customer care, etc. These meetings are quite fruitful as they explain the ambiguities related to the indicators and also the methodology on how the data will be collected, specifying the source of the information.  I like the motto of the Danube HUB: “Don’t bury the data but work with it”.

The output of this program is the Benchmarking annual report, which has the advantage that is offered in both Albanian and English. Tirana WSSC shares the report internally and then into the Administrative Council, where they get  informed with the performance of indicators and improvements from year to year.  Tirana WSSC has in its close plans to share this report with the Water Regulatory Authority as it prepares the annual benchmarking report for all water utility companies at the national level.  In conclusion, the Benchmarking report serves as the basis for drafting the annual and medium-term budget plans of every water utility. It also serves as a basis for the utility to undertake any action plan to improve the performance in certain areas where intervention is needed.”

“The main benefits of participation of Shkodra WSSC in the Benchmarking Program can be divided into:

Internal benefits

• Enables the identification of gaps in performance indicators and the identification of areas for improvement
• Develops a set of standardized indicators, on an electronic platform.
• Enables the creation of an internal culture oriented by continuous improvement.
• Monitors company performance and manages change.
• Adaptation of best practices depending on the capacities of the utility.

Thanks to a systematic research process within the company, it is enabled to obtain valuable and complete information from all sectors, as well as to achieve a better understanding of the company. The main benefit of the Utility Benchmarking Program consists in using this information to improve problematic areas and mobilize various units within the company towards meeting the company’s objectives. This level of recognition passes to all management levels, enabling the exchange of different ideas, to achieve the most feasible solutions. Being part of this program has set the necessity of modifying the data that the sectors have to report, by detailing it more and providing valuable information for the management team of the company.

External benefits

• Enables Comparison with the performance of other companies
• Helps in searching for better work practices
• Increases community transparency and trust
• Assists in providing financial funding

The Benchmarking program, in addition to enabling the evaluation of the company’s performance trend, enables its comparison with other companies in the region and beyond. In many cases, the experiences of other companies in the sector are an inspiration, which can help companies find internal strengths to improve their performance. By getting acquainted with cases of similar companies that have managed to overcome many difficulties and being part of a wider network of water utility companies, and to increase the level of knowledge of the company to possible solutions. The management of public companies is very important in terms of providing a higher degree of transparency for all stakeholders. Transparency helps to establish a clearer relationship with the community and to increase the trust of various financial institutions, in supporting the development of capital projects by the water utility.

All the water utilities that will be part of the Benchmarking program can benefit from:

• Better knowledge of their own company, complete information is provided by all sectors.
• Identify gaps in their performance.
• Creating an internal culture that leads to improvement and continuous learning.
• Becoming part of a larger group of water utility companies, where the exchange of experiences is the basis of this collaboration.

The process of Benchmarking during this 4 year period that we have been part of has been continuously improved, in terms of increasing the reliability of the data and the levels of control of their accuracy. The Benchmarking process goes through several steps, such as: data registering, control and validation at the utility and HUB level, to reach the final step, which is the final report of the water utility. This is a report that contains a complete information about the utility, and serves as a comparative basis for the company over the years, as well as the performance of the companies in the region and beyond at the European level. The final reports, which are divided as per water supply and sewerage sector, can be used by the company to present them to donors, or as non-financial reports, to get acquainted with the way the company performs”.

SHUKALB invites all interested water utilities to join the Utility Benchmarking Program.  The participating utilities will have the opportunity to gain practical support in analyzing and improving utility performance, learn from other utilities in the sector, be up to date on the most recent tools for analyzing utility performance, and benefit from regional and global comparison with other utilities and experts.

For more information on the Benchmarking Program please read the Leaflet.

For registrations or any question please contact SHUKALB at the email address training@shukalb.al or SHUKOS at shukos2001@gmail.com.[:]